Masalah Lama Ikut Pindah ke Sistem yang Baru

Ada momen yang sering kami dengar dari calon klien: sistem yang lama sudah terlalu mengganggu, jadi diputuskan untuk ganti. Anggaran disiapkan, aplikasi dipilih, tim dilatih. Beberapa bulan kemudian keluhan yang terdengar kurang lebih sama dengan sebelumnya, hanya istilahnya yang berubah.

Penyebabnya biasanya ada pada proses yang tidak pernah dipetakan sebelum sistem baru dipasang. Sistem baru lalu dikonfigurasi mengikuti kebiasaan lama, termasuk kebiasaan yang selama ini justru menjadi sumber masalahnya.

Contohnya sering terdengar sepele: persetujuan yang sebenarnya formalitas tetap dibuat berlapis karena dari dulu begitu, atau data yang tetap dicetak dan diparaf karena tidak ada yang yakin versi layarnya dianggap sah. Sistem baru menuruti semuanya, dan pekerjaan manual itu mendapat rumah baru.

Proses dipetakan dulu, sistem menyusul

Karena itu pekerjaan transformasi yang kami lakukan hampir selalu dimulai di atas kertas. Kami duduk bersama orang-orang yang mengerjakan prosesnya sehari-hari dan mencatat urutan kerja yang sebenarnya, yang sering kali berbeda dari yang tertulis di SOP. Dari catatan itu kami menandai bagian mana yang memang perlu dipertahankan dan bagian mana yang hanya kebiasaan.

Pertanyaan yang kami pakai saat memetakan:

• Siapa yang mengerjakan langkah ini, dan apa yang ia butuhkan untuk menyelesaikannya?
• Di titik mana pekerjaan berhenti untuk menunggu orang lain?
• Bagian mana yang ada hanya karena kebiasaan?
• Kalau langkah ini dihilangkan besok, apa yang benar-benar berubah?

Setelah peta itu selesai, pemilihan sistem menjadi pekerjaan yang jauh lebih tenang. Kebutuhan bisa ditulis dari proses yang nyata, dan semua penawaran vendor bisa dinilai dengan ukuran yang sama.

Transformasi digital pada praktiknya adalah urutan keputusan kecil yang diambil dengan peta yang jelas. Kalau Anda sedang berada di awal urutan itu, pemetaan proses adalah tempat kami biasa memulai.